Introduction

Depuis quelques temps (“années” serait plus réaliste), j’accumule de nombreux documents, surtout PDF. Ils me sont envoyés par des fournisseurs, des administrations, des médecins. Je scanne également des documents annotés manuellement et bien sûr je conserve chaque document envoyé à un tiers. Le nombre de documents augmente de plus en plus vite, tout comme la difficulté à s’y retrouver.

Dans un premier temps, j’ai organisé les document sur disque dans une arborescence logique: Type de fournisseur / Nom du fournisseur / Année. On s’y retrouve globalement mais la recherche n’est pas aisée. D’autant que la structure n’est pas suffisante. Par exemple, les documents bancaires ont dû être regoupés dans un dossier par compte, faute de quoi c’est le fouillis total. Bref, ce système de classement a vite trouvé ses limites.

Produits open source

Pour tenter d’améliorer cette situation, j’ai testé trois produits open source:

  • Alfresco
  • Pydio
  • NextCloud

Alfresco

Alfresco est un des produits phares pour l’organisation des documents, très complet mais plutôt complexe à configurer. L’installation (sous linux) n’est pas aisée et les performances sur mon NAS (DIY) se sont avérées catastrophiques. J’ai vite laissé tomber cette solution. Note: Alfresco n’est pas un mauvais produit, loin de là. Il n’est simplement pas adapté à mes besoins.

Pydio

Pydio est, au départ, orienté vers le partage et la synchronisation des documents. Il permet de gérer les droits d’accès, l’ajout de méta données, l’édition de documents en ligne. Bref, c’est plutôt complet. Mais la recherche par indexation n’a jamais fonctionnée, il y avait beaucoup de plantages et lenteurs. Donc je l’ai mis de côté.

NextCloud

NextCloud est, comme Pydio, un produit destiné au partage de documents. Il propose pas mal d’options (dont la création de workflows) mais la configuration, surtout le moteur d’indexation, est vraiment pénible. Je l’ai également écarté. Note: par contre, vu qu’il est plutôt sécurisé, je l’ai adopté pour partager facilement des documents avec des tiers.

Quelle solution?

Comme le dit si bien l’adage “On n’est jamais mieux servi que par soi-même” et puisque je n’ai pas trouvé de produit qui me convienne, la solution est évidente: je vais développer ma solution GED. Tant qu’à faire, je vais en profiter pour tester des frameworks différents de ceux que j’utilise au quotidien. D’où l’aspect “laboratoire” du projet. Par contre, l’idée n’est pas d’assembler tout et n’importe quoi mais bien d’obtenir un produit fini qui soit maintenable.

Liens

Photo d’illustration par Viktor Talashuk sur https://unsplash.com/@viktortalashuk

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